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Fino a quando un datore di lavoro può conservare le mail dei suoi dipendenti?

Spunta una nuova direttiva del Garante della Privacy che restringe il tempo a soli sette giorni. Ma, fatta la legge, già si è trovato l'escamotage per bypassarla

Fino a quando un datore di lavoro può conservare le mail dei suoi dipendenti? Secondo le recenti linee guida del Garante della Privacy, non oltre sette giorni in quanto la gestione della posta elettronica e dei metadati dei lavoratori possono avere un impatto rilevante nella vita delle aziende.⁠ E non solo, evidentemente.

Il provvedimento del Garante fissa, quindi, dei vincoli molto restrittivi: nel cestino vanno messi al più presto i metadati delle email dei dipendenti posizionati su cloud esterni: data, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione. I fatidici sette giorni sono estensibili solo in presenza di comprovate e documentate esigenze che ne giustifichino il prolungamento di ulteriori 48 ore.⁠

Sta di fatto che, tradotta nel concreto, quella del Garante è una misura che rischia di creare problemi gestionali molto rilevanti: nella realtà, è quasi impensabile che un’azienda possa cancellare i metadati entro un lasso di tempo così ristretto: significherebbe perdere la memoria di qualsiasi attività compiuta dal personale, con dei rischi legali e imprenditoriali incalcolabili. Se però non lo fa, rischia le sanzioni amministrative e penali previste i casi di trattamento illecito dei dati⁠.

Fatta la legge, quindi, si è trovata già la scappatoia: è stato deciso che, per allungare il periodo di conservazione dei metadati, i datori di lavoro possono far ricorso a un accordo coi sindacati o a una autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. A tal proposito, però, bisogna prima aggiornare l’informativa privacy per i dipendenti, poi eseguire una valutazione di impatto sui diritti fondamentali, quindi eseguire un test di bilanciamento e rivedere la politica di conservazione dei dati: evidentemente, la strada per una gestione corretta della posta elettronica è più tortuosa di ciò che si possa pensare.

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Redazione del quotidiano di attualità economica "Il Mondo del Lavoro"

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