In tanti vanno in ferie ma non staccano mai davvero dal lavoro. Adnkronos, per questo, ha messo in fila 7 suggerimenti per riposarsi davvero di Carlotta Silvestrini, fondatrice e Co-Ceo di Mudra.
Il primo è quello di curare il passaggio di mano: “Una delle fragilità delle organizzazioni, a ridosso delle ferie, è il passaggio di consegne: in molti casi avviene in fretta, all’ultimo minuto ed è ridotto a una semplice lista di cose da fare. Di conseguenza, il collega che resta non ha il quadro completo e chi parte sa che probabilmente verrà contattato. Il nodo è la mancanza di un processo strutturato: un handover efficace richiede tempo, metodo e strumenti adeguati e non può essere improvvisato la mattina prima della partenza per le ferie”.
Per Silvestrini, l’intelligenza artificiale può offrire un contributo concreto: se applicata ai flussi di lavoro, è in grado di analizzare i ticket aperti, mappare le scadenze imminenti e restituire una fotografia chiara dello stato di avanzamento dei progetti del dipendente in partenza. Il passaggio di consegne diventa così più completo e preciso, riducendo il rischio di interruzioni operative e, soprattutto, la probabilità che chi è in ferie venga contattato.
Il secondo suggerimento riguarda la comunicazione interna in out of office? Bisognerebbe falla gestire all’Ai.
“Partire per le vacanze con la certezza che al rientro esisterà una sintesi affidabile riduce la pressione a restare connessi durante le ferie. La disconnessione diventa così più facile, perché l’organizzazione stessa ha progettato e legittimato un comportamento aziendale sano. In questa condizione di sicurezza percepita, staccare smette di sembrare un rischio”, afferma Carlotta Silvestrini.
Il terzo suggerimento riguarda la reperibilità forzata, spesso il risultato di un calendario aziendale che concentra lanci di prodotto, migrazioni di sistemi e scadenze critiche a ridosso delle vacanze, a prescindere dalla volontà del singolo.
“Quando la direzione assume questa responsabilità a livello macro-organizzativo, la necessità di reperibilità si riduce a cascata per tutta la filiera. Un’azienda che pianifica scadenze critiche in agosto sta dicendo implicitamente ai propri dipendenti che le ferie sono negoziabili”, sottolinea Giulia Ruggi, responsabile marketing di Mudra.
Quarto suggerimento: capitale informativo condiviso per far vivere le informazioni al di fuori della testa del singolo. Per raggiungere l’obiettivo è importante che la creazione di una repository informativa diventi un’abitudine consolidata nel corso della vita aziendale. Quando funziona, il beneficio si estende ben oltre le ferie: le informazioni circolano meglio, i processi sono più trasparenti e l’onboarding di nuove persone diventa più rapido, non c’è timore di perdere know-how in caso di dimissioni. Un’organizzazione in cui le informazioni vivono solo nella testa delle persone è un’organizzazione fragile.
Quinto suggerimento: un buddy, una strategia organizzativa che, tra le altre cose, prevede anche che ogni dipendente abbia un sostituto ufficiale in grado di presidiare le attività durante l’assenza. per ogni persona, per lavorare sereni e partire senza pensieri.
Sesto suggerimento: se il capo non si disconnette mai, arriva l’impotenza appresa nel team: “La fiducia è una struttura che si costruisce prima di partire: chi non riesce a disconnettersi in ferie spesso ha un problema di delega. E un’organizzazione che non sa funzionare senza i suoi senior presenti lancia un continuo messaggio di sfiducia con impatti molto forti sulla tenuta organizzativa”, aggiunge Carlotta Silvestrini.
Settimo e ultimo suggerimento per andare davvero in ferie: l’evoluzione dell’’out of office’ nell’era dell’Ai. Il classico messaggio di risposta automatica si limita spesso a scaricare il problema sul cliente, che resta in attesa, o sul collega di riferimento, che si ritrova a gestire richieste che non gli competono. Se integrato con l’intelligenza artificiale, l’out of office può diventare una risorsa strategica: il risponditore può evadere direttamente i quesiti più frequenti e indirizzare l’utente verso contenuti e canali self-service, come pagine dedicate o risorse scaricabili presenti sul sito aziendale. In questo modo si azzera la sensazione di abbandono per il cliente, si alleggerisce il team e si riduce drasticamente l’arretrato di email al rientro.
