Ebbene sì, il datore di lavoro può controllare l’attività dei lavoratori a distanza attraverso impianti o strumenti audiovisivi. Lo prevede l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, riformato nel 2015 dal Jobs Act. La legge, però, prevede che questo controllo sia esercitato entro un perimetro definito da specifiche finalità, accordi sindacali e autorizzazioni da parte dell’Ispettorato del lavoro. L’obiettivo è chiaro: garantire che l’iniziativa economica privata non leda libertà e dignità del lavoratore, come previsto dall’articolo 41 della Costituzione.
Per comprendere il nuovo articolo 4 dello Statuto dei lavoratori bisogna partire dalla sua precedente formulazione. In origine, infatti, la legge 300 del 1970 vietava espressamente l’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Tuttavia, si consentiva di installare quegli strumenti a fronte di esigenze organizzative e produttive o legate alla sicurezza del lavoro, ma sulla base di un accordo con i sindacati.
Il Jobs Act non ha fatto altro che cancellare il divieto generale previsto dal primo comma del vecchio articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Resta fermo che impianti e strumenti audiovisivi dai quali derivi un controllo possono essere impiegati solo per scopi organizzativi, produttivi o legati alla sicurezza del lavoro ai quali si aggiunge ora la tutela del patrimonio aziendale. Resta fermo anche che quegli stessi strumenti o impianti possono essere installati previo accordo collettivo con Rsu o Rsa o con i sindacati più rappresentativi o, in mancanza, sulla base di un’autorizzazione dall’Ispettorato del lavoro.
La novità sta nel fatto che lo stesso primo comma non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione di accessi e presenze. Quindi, in presenza di strumenti di lavoro che per il loro funzionamento potrebbero consentire un controllo a distanza dei dipendenti, non opera il filtro dell’accordo con le rappresentanze sindacali o dell’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Ma che cosa si intende per strumento di lavoro? La circolare 2 del 7 novembre 2016 dell’Ispettorato nazionale del lavoro parla di “apparecchi, dispositivi, apparati e congegni che costituiscono il mezzo indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione lavorativa dedotta in contratto, e che per tale finalità siano stati posti in uso e messi a sua disposizione”. Con la verifica preliminare del 16 marzo 2017, poi, il Garante della privacy ha confermato che gli strumenti di lavoro sono tutti i dispositivi “utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa”.
I casi problematici, però, non mancano. Un esempio? I satellitari Gps montati sulle auto aziendali. Ispettorato e Garante li ritengono un elemento aggiunto perché non utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa ma per rispondere ad altre esigenze come la sicurezza del lavoro. Perciò il primo comma dell’articolo 4 si applica ai Gps che, di conseguenza, possono essere installati solo previo accordo con la rappresentanza sindacale o, in mancanza, sulla base di un’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Altro caso problematico sono i software nei call center. I primi sono gli archivi informatici che sostituiscono il fascicolo cartaceo del cliente e consentono di avere a disposizione tutti i dati necessari a evadere le loro richieste: questi sono considerati strumenti che servono al lavoratore per rendere la prestazione. Poi ci sono software che raccolgono ed elaborano in tempo reale i dati relativi agli stati di attività telefonica di ciascun operatore i tempi medi di evasione delle diverse lavorazioni, quantificando la produttività giornaliera, il tempo dedicato al lavoro e persino le pause effettuate. Questi sistemi sono funzionali a esigenze produttive e consentono di monitorare tutti gli operatori, quindi cadono sotto l’ambito di applicazione del primo comma dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
Sono sicuramente strumenti di lavoro i computer aziendali e le caselle di posta elettronica. In quanto necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa, questi strumenti possono essere installati senza gli adempimenti indicati dal primo comma dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Non solo: il datore di lavoro può utilizzare i dati raccolti a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, purché abbia informato il lavoratore sulle modalità d’uso degli strumenti e sull’effettuazione dei controlli.
Proprio l’obbligo di informazione è l’oggetto del comma 3 dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. I dati raccolti da impianti audiovisivi o da strumenti di lavoro sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, ma a due condizioni: il datore di lavoro deve informare adeguatamente il lavoratore attraverso una policy aziendale che spieghi le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, oltre a rispettare la normativa sulla privacy.
Per quanto riguarda la prima condizione, la policy deve indicare gli strumenti che consentono il controllo a distanza con le loro caratteristiche e funzionamento, le modalità e le regole di utilizzo di tali strumenti, il tipo di controlli che potranno essere effettuati dall’azienda, i dati conservati e i soggetti abilitati ad accedervi, nonché le modalità e i tempi di conservazione dei dati stessi e le sanzioni per i trasgressori. Senza una policy chiara e completa, quindi, il datore di lavoro non può provare il carattere illecito di un comportamento del suo dipendente.
Quanto al rispetto della normativa sulla privacy, il datore di lavoro può trattare i dati personali dei suoi dipendenti a patto che siano rispettate le condizioni di necessità e trasparenza. In concreto, il controllo dell’attività del dipendente deve svolgersi secondo modalità predefinite e rese note all’interessato, evitando un controllo massivo, prolungato e indiscriminato.
Infine, per quanto riguarda i dati che possono formare oggetto di trattamento, bisogna tenere presenti alcune condizioni. La prima è la pertinenza che può essere intesa anche come non eccedenza: il datore di lavoro deve preferire dati anonimi, impiegando quelli personali e identificativi del lavoratore solo se strettamente necessario. La seconda è l’adeguatezza: i dati raccolti devono essere idonei al raggiungimento dello scopo perseguito dal datore di lavoro.
