L’esperimento è facile. Provate a segnarvi quante volte al lavoro – che siate in ufficio o a casa – vi viene l’istinto di afferrare lo smartphone per navigare sui social. A fine giornata date poi un’occhiata al “tempo di utilizzo” e scoprirete quanti minuti avete sprecato. Non si tratta di intendere il lavoro come una lunga fase della giornata in cui non è consentito guardare neppure se fuori dalla finestra piove o c’è il sole. Ma è un fatto che il cellulare rappresenti una delle tanti fonti di distrazione che frenano la produttività.
Partiamo da qualche dato, non lusinghiero, sullo stato della produttività in Italia. E poi elenchiamo alcuni consigli pratici per spazzare via dalla scrivania (fisica e digitale) ciò che ci fa perdere tempo e che, inevitabilmente, rende il nostro lavoro meno rapido ed efficiente.
La produttività del lavoro è data dal rapporto tra valore aggiunto e ore lavorate. Con il passare degli anni ha ispirato lunghi dibattiti da parte degli esperti, convinti che questo sia una sorta di male oscuro dell’Italia: un Paese poco produttivo, detta in soldoni, è un Paese che non cresce e i dati sul PIL degli ultimi decenni confermano questa semplice considerazione.
Tra il 2014 e il 2023 c’è stato un incremento medio del PIL in Italia dello 0,5%. Due anni fa la produttività, secondo l’Istat, è crollata del 2,5%, investendo i settori più disparati, dalla sanità alla scuola passando per le libere professioni. Il confronto con l’Europa non lascia spazio a interpretazioni: tra il 1995 e il 2023, la crescita media della produttività del lavoro in Italia è stata del +0,4% all’anno, mentre nell’Ue la media è stata del +1,5%.
Ma quante distrazioni al lavoro! La chat del Fantacalcio, quella con gli amici, le notifiche su Instagram e i DM con i meme a tutto spiano. La prima montagna da scalare per diventare più produttivi è silenziare questo rumore di fondo e mantenere attivi soltanto i canali lavorativi come Slack e le mail. Non tutti reputano WhatsApp il canale ideale per l’ufficio.
Lo smartphone può essere inteso come il nemico più subdolo della produttività, oltre che della concentrazione. Un altro consiglio che riprendiamo dalla EURopean Employment Services (EURES) è pianificare il più possibile le attività, su un’agenda cartacea o digitale. Al termine di ogni giornata stabilite le priorità della successiva, facendo bene attenzione a mettere nero su bianco obiettivi raggiungibili, che vi permettano di smarcare le cose ora dopo ora. Per alcuni non c’è gioia più bella di barrare i task e finire la giornata con nulla lasciato in sospeso.
La maggior parte delle riunioni spesso sono troppo lunghe, coinvolgono più persone del dovuto e, diciamocelo, in alcuni casi sono inutili. E allora perché le nostre agende sono piene di call, meeting e incontri che spezzano il ritmo della giornata? A meno che non siate convinti che fare call sia un lavoro, seguite quanto suggerito da Ryan Holmes, founder di Hootsuite.
Imparate a dire di no (non è obbligatorio che andiate a tutte le riunioni a cui siete stati invitati); se dovete fare una call che sia per soli VIP (non coinvolgete persone a caso bloccando il lavoro altrui); arrivate pronti (chiedetevi: perché ci stiamo riunendo?); prendete appunti di modo che le persone sappiano cosa si è deciso e quali sono le azioni da compiere; andate dritti al sodo (non perdete tempo nel raccontarvi com’è andato il week end).
Certo, alcune riunioni sono indispensabili e quando si accumulano in una giornata è meglio concentrarle in un momento specifico, senza disperderle un po’ al mattino e un po’ al pomeriggio. Così sarà possibile dedicare le restanti ore a lavorare senza continue interruzioni.
Finora ci siamo concentrati sul lavoro, ma per farlo bene e in maniera produttiva bisogna anche sapere staccare. Che voi siate in ufficio o a casa, è sempre buona cosa fermarsi, alzarsi, sgranchirsi le gambe, bere acqua e concedersi qualche minuto di distensione. Vale soprattutto per chi lavora in smart e ha uno spazio limitato in cui spostarsi: è fondamentale evitare di fare lunghe sessioni senza mai fermarsi.
C’è poi un altro elemento che non riguarda il lavoro, ma che ha ricadute enormi sulla produttività. Un lavoratore più felice è di conseguenza più produttivo. Lo sostengono da anni quelle società che in Italia e nel mondo hanno per esempio avviato la sperimentazione della settimana lavorativa più corta.
Non occorrono poi le statistiche per sapere che chi fa esercizio fisico frequente è una persona più produttiva e in salute. Dunque più felice, dunque più predisposta in generale alle sfide/noie della quotidianità. Tanti lavori oggi sono sedentari e in molti casi finiscono con lo schiacciare momenti che ciascuno dovrebbe dedicare a se stesso, come lo sport. Nella lista di cose da fare anzitutto per la salute personale l’attività fisica non va intesa come optional.
Una certa cultura tossica sul lavoro vorrebbe ciascuna persona come una spugna: non importa quanto lavoro sta già facendo, ne può assorbire ancora di più. Questo vale per il falso mito del multi-tasking efficiente (ma quando mai…). In realtà in un’organizzazione seria è fondamentale tenere in considerazione i carichi di lavoro e l’importanza di quel che stiamo facendo.
Dire “no” a una richiesta perché si hanno valide ragioni non è un capriccio, perché dimostra un’ottima capacità di gestione del proprio tempo, soprattutto a beneficio dell’azienda. Questo non significa ovviamente non essere collaborativi o limitarsi soltanto al nostro senza aiutare i colleghi. Però se vogliamo diventare più produttivi non possiamo farci distrarre dalle urgenze degli altri. Perché alla lunga ci scordiamo delle nostre.
